Dette er en beskrivelse av hvordan Authentica AS (org.nr 921 758 456) samler inn og bruker personopplysninger.

Behandlingsansvarlig
Authentica AS, ved Geir Giving Kalstad, er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Personopplysninger som lagres
Personopplysninger er alle opplysninger som kan kobles til enkeltpersoner, f.eks. navn, mailadresse, telefonnummer eller en vurdering.
Authentica AS lagrer personopplysninger om kontaktpersoner i våre prosjekter som: navn, fakturaadresse, kontoradresse, telefonnummer, e-postadresse, stilling i virksomheten.

Authentica AS lagrer også opplysninger om deltakere i lederutviklingsprogrammer, kartleggingsprosesser osv knyttet til 360 evalueringer, arbeidsmiljøkartlegging og konflikthåndteringsprosesser:
Navn
E-mail
Navn på nærmeste leder, sideordnede og underordnede
Andre deltakeres vurdering av den deltakeren som skal vurderes

Hvordan de registrerte informeres i dag 
Deltakere på ulike programmer hos Authentica AS informeres gjennom denne personvernerklæringen som sendes via link i mail til deltakerne

Hvordan personopplysninger innhentes
Authentica AS innhenter personopplysninger gjennom påmelding til våre programmer, intervjuer, kartlegging ved bruk av spørreskjemaer og fra tredjeparter som nærmeste leder og kollegaer.

Formål med behandlingen
Opplysninger behandles for å kunne gjennomføre oppdrag som vi har avtalt med de ulike virksomhetene vi jobber med, så som informasjon om samlinger, innhenting av informasjon til evalueringer, administrere kundeforholdet, administrere leverandørforhold etc

Grunnlaget for behandlingen
Opplysningene benyttes for å oppfylle de ulike kjøpsavtalene vi har med våre kunder. Grunnlaget er EUs personvernforordningens (GDPR).

Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Authentica AS selger ikke personopplysninger til tredjeparter.
Ved gjennomføring av 360 evalueringer, arbeidsmiljøkartlegginger, personlighetsprofiler og lignende, benytter vi oss av eksterne verktøy og leverandører for innhenting av slike data. Ved kjøp av slike tjenester kan du få innsyn i vår protokoll og rutiner for databehandling. Vi har databehandlingsavtaler med våre eksterne leverandører.

Databehandlere
Authentica AS har flere databehandlere:
Dedia AS leverer webhotell hvor mail og webside ligger. All data lagres på datasenter i Oslo. Les mer om datasenteret og fasilitetets vakthold her. Les Dedia AS sitt skriv om personvern her.

SurveyGizmo for innsamling og rapportering av spørreundersøkelser. Survey Gizmo er godkjent ift EU privacy shield.

Hogrefe for innsamling av data og rapporter ifm NEO PI personlighetstesting. Hogrefe er GDPR compliant.

Generelt om våre spørreundersøkelser
Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er
anonym, konfidensiell eller ikke. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke
Authentica AS samle inn noe informasjon som kan kobles til den
som besvarer undersøkelsen. Anonyme data fra undersøkelsene kan bli gjenstand for
forskning og normering og vil derfor bli lagret på ubestemt tid. Authentica AS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Data fra undersøkelser er forøvrig regulert av databehandleravtale med den gjeldene kunde.

Sletting av personopplysninger
Personopplysninger vi har mottatt i forbindelse med oppdrag for en av våre kunder, lagres i vårt kunderegister i 1 år etter at oppdraget er avsluttet.
Opplysninger som kreves ift bokføringsloven, lagres i inntil 5 år.

Rettigheter for den registrerte
Authentica AS behandler personopplysninger i henhold til EUs personvernforordningens (GDPR). Alle som er registrert i et av Authentica AS´ systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Den registrerte har også rett til å be om at uriktige og ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller evt. supplert.

Informasjonssikkerhet
Authentica AS sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

Nettstatistikk
Authentica AS bruker ikke noen form for verktøy for å
analysere trafikken på hjemmesidene.

Cookies
Authentica AS bruker ikke cookies på sine hjemmesider, annet enn de som er nødvendig for at hjemmesiden skal fungere. Ingen cookies blir benyttet med formål om sporing eller annonsering.

Kontaktinformasjon
Behandlingsansvarlig:
Authentica AS
Geir Giving Kalstad
E-post: geir.kalstad@authentica.no
Telefon: +47 90023937
Postadresse: Lysaker torg 45
Org. nr. 921 758 456